ZUGFeRD-Format: Profile und Versionen erklärt

Das ZUGFeRD-Format kombiniert ein PDF/A-3 mit einer eingebetteten XML-Datei in der Syntax UN/CEFACT CII. Es gibt sechs Profile, die festlegen, wie viele Daten im XML stehen. Als E-Rechnung zulässig sind BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG; MINIMUM und BASIC WL reichen nicht. Aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.5.2 vom 04.08.2026.

Die Grundlagen zum Format (Aufbau, Prüfung, Aufbewahrung) stehen im Ratgeber ZUGFeRD-Rechnung. Hier geht es um die Details, die beim Erstellen und Prüfen zählen.

Die sechs Profile im Vergleich

Die Begriffe in der Kennung haben eine feste Bedeutung. compliant heißt: Das Profil schränkt die Norm ein, jede Datei ist auch EN-16931-konform. conformant heißt: Das Profil erweitert die Norm um zusätzliche Felder. Ein Empfänger, der nur die Norm verarbeitet, ignoriert diese Zusatzfelder.

MINIMUM und BASIC WL

Diese Profile stammen aus der Zeit, als ZUGFeRD vor allem als Buchungshilfe gedacht war: Das PDF war die Rechnung, das XML lieferte nur Kopfdaten wie Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Steuersummen. BASIC WL („without lines“) ergänzt Zahlungsdaten, aber keine Positionen. Für die E-Rechnungspflicht sind beide ungeeignet. Wenn Sie eine Datei in diesen Profilen bekommen, bitten Sie den Absender um eine Datei im Profil EN 16931.

BASIC

Enthält Positionen, aber nur eine Teilmenge der Normfelder, zum Beispiel keine Positionsrabatte im Detail. Für einfache Dienstleistungs- oder Warenrechnungen reicht BASIC. Im Zweifel nehmen Sie EN 16931, das kostet keinen Mehraufwand.

EN 16931 (früher COMFORT)

Bildet die europäische Norm vollständig ab. Das ist das empfohlene Standardprofil für B2B-Rechnungen in Deutschland. Jede Software, die E-Rechnungen verarbeitet, kann es lesen.

EXTENDED

Für Fälle, die die Norm nicht abdeckt: mehrere Lieferadressen, Unterpositionen, branchenspezifische Angaben. Seit ZUGFeRD 2.5 enthält EXTENDED neue Elemente aus der kommenden Überarbeitung der EN 16931 sowie Erweiterungen für die französische B2B-Reform. Nutzen Sie EXTENDED nur, wenn Ihr Kunde es verarbeiten kann.

XRECHNUNG

Das XML erfüllt die Regeln der deutschen XRechnung einschließlich BR-DE. Die eingebettete Datei heißt xrechnung.xml. Damit haben Sie eine Datei mit PDF-Ansicht, die viele Behörden-Portale annehmen. Pflicht ist dann unter anderem BT-10 (bei Behörden die Leitweg-ID) und die Kontaktangaben des Verkäufers.

Versionen und was sie geändert haben

FeRD will neue Versionen künftig etwa halbjährlich herausgeben, jeweils kurz nach dem Update der EN-16931-Codelisten. Für Herbst 2026 ist eine weitere Version angekündigt, die Bruttorechnungen unterstützen soll. Das ist relevant für Branchen mit Bruttopreisen wie den Buchhandel. Bis ein solches Format verfügbar ist, erlaubt das BMF für Bruttopreis-Rechnungen bis 31.12.2027 eine Vereinfachung: Im XML stehen nur die Summen je Steuersatz, die Einzelpositionen in einem eingebetteten, lesbaren Anhang (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 19).

Welche Version Sie verwenden müssen: Das Gesetz verlangt keine bestimmte Version, sondern Konformität mit der EN 16931. Eine korrekt erstellte Datei nach 2.3 bleibt also zulässig. Es lohnt sich trotzdem, die Software aktuell zu halten, weil Prüfregeln und Codelisten (Länder, Einheiten, Steuerbefreiungsgründe) angepasst werden.

So erkennen Sie Version und Profil

1. Mit dem Validator: Ziehen Sie die Datei in den ZUGFeRD-Validator. Er zeigt Profil, Dateinamen des XML und die passende Regelversion an.
2. Im PDF-Reader: Öffnen Sie die Anhangsliste. Der Dateiname verrät die Generation: factur-x.xml (ab 2.1), xrechnung.xml (Profil XRECHNUNG), zugferd-invoice.xml (2.0), ZUGFeRD-invoice.xml (1.0).
3. Im XML: Suchen Sie nach GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter. Die Kennung darin gehört zu einem der Profile aus der Tabelle oben.

Technische Anforderungen an die PDF-Datei

• PDF/A-3: Nur dieser Standard erlaubt eingebettete Dateien beliebigen Typs bei gleichzeitiger Langzeitarchivierbarkeit. Ein normales PDF mit Anhang ist keine ZUGFeRD-Datei.
• AFRelationship: Das XML muss mit der in der Spezifikation festgelegten Beziehung zum PDF eingebettet sein (Attribut AFRelationship, für die Profile ab BASIC in der Regel Alternative).
• XMP-Metadaten: Im PDF müssen Profil, Dateiname und Version beschrieben sein, sonst erkennen Empfänger-Programme das XML nicht.
• Keine Nachbearbeitung: Wer ein ZUGFeRD-PDF druckt, zusammenfügt oder komprimiert, verliert häufig den Anhang oder die PDF/A-Konformität.

Typische Profil-Fehler

Eine Übersicht aller Prüfregeln mit Erklärung finden Sie unter Fehlercodes. Eine eigene ZUGFeRD-Datei im passenden Profil erzeugen Sie mit dem ZUGFeRD-Generator.