XRechnung oder ZUGFeRD: Unterschiede und welches Format Sie wählen sollten
XRechnung ist reines XML, ZUGFeRD ein PDF mit XML. Beide erfüllen die E-Rechnungspflicht. Vergleichstabelle und Entscheidungshilfe nach Kundengruppe.
Aktualisiert am Allgemeine Information, keine Steuerberatung
XRechnung ist eine reine XML-Datei, ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Beide beruhen auf der europäischen Norm EN 16931 und erfüllen die E-Rechnungspflicht. Faustregel: Für Behörden XRechnung, für Unternehmenskunden ZUGFeRD im Profil EN 16931 oder XRECHNUNG.
Inhaltlich transportieren beide Formate dieselben Daten. Der Unterschied liegt in der Verpackung und darin, wer die Rechnung wie lesen kann.
Vergleich in einer Tabelle
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Dateityp | .xml |
.pdf (PDF/A-3) mit eingebettetem factur-x.xml |
| Für Menschen lesbar | nur mit Viewer | ja, PDF in jedem Reader |
| Syntax | UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII | immer CII |
| Herausgeber | KoSIT (Bremen) | FeRD (AWV, Eschborn), gemeinsam mit FNFE-MPE (Frankreich) |
| Aktuelle Version (11/2026) | 3.0.2, Version 4.0 angekündigt für 2027 | 2.5.2, nächste Version für Herbst 2026 angekündigt |
| Profile | ein Profil plus Extension | MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED, XRECHNUNG |
| Als E-Rechnung zulässig | ja | ab 2.0.1, außer MINIMUM und BASIC WL |
| Deutsche Zusatzregeln (BR-DE) | immer | nur im Profil XRECHNUNG |
| Leitweg-ID (BT-10) | Pflichtfeld (B2B: Platzhalter genügt) | nur im Profil XRECHNUNG Pflicht |
| Behörden des Bundes | Standard nach § 4 ERechV | Plattform OZG-RE nimmt EN-konforme Formate an |
| International | über Peppol verbreitet | Factur-X in Frankreich, in vielen EU-Ländern bekannt |
| Was ist rechtlich maßgeblich | das XML | das XML (nicht das PDF) |
Wann XRechnung die bessere Wahl ist
- Sie fakturieren an Behörden. Bund, Länder und viele Kommunen erwarten XRechnung. Dazu brauchen Sie die Leitweg-ID des Auftraggebers.
- Ihr Kunde verarbeitet Rechnungen vollautomatisch. Große Unternehmen mit Eingangsportal oder Peppol-Anschluss bevorzugen reines XML, weil kein PDF mitgeschleppt wird.
- Sie versenden über Peppol. Im Peppol-Netz wird UBL genutzt; die deutsche Ausprägung ist XRechnung.
Wann ZUGFeRD die bessere Wahl ist
- Ihre Kunden sind kleine Betriebe. Wer noch keinen Viewer hat, öffnet das PDF wie gewohnt und kann es trotzdem maschinell weiterverarbeiten, sobald seine Software so weit ist.
- Sie wollen eine Datei für alle. Im Profil XRECHNUNG erfüllt das XML die deutschen Behördenregeln, und das PDF dient als Sichtbeleg.
- Sie liefern nach Frankreich. ZUGFeRD und Factur-X sind technisch gleich.
Entscheidungshilfe in vier Fragen
- Ist der Kunde eine Behörde? Ja: XRechnung, oder ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG, wenn das Portal es annimmt. Nein: weiter mit 2.
- Hat der Kunde ein Format vorgegeben? Ja: dieses Format verwenden. Das Format ist laut BMF eine zivilrechtliche Absprache zwischen Ihnen und dem Kunden.
- Erwarten Sie, dass der Kunde die Rechnung „ansehen“ will? Ja: ZUGFeRD (EN 16931).
- Sonst: Beides ist möglich. ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG deckt die meisten Fälle mit einer Datei ab.
Häufige Missverständnisse
„ZUGFeRD ist nur eine PDF und ab 2027 nicht mehr erlaubt.“ Falsch. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ist ausdrücklich als E-Rechnung zulässig (Abschn. 14.1 Abs. 14 UStAE). Unzulässig sind nur die Profile MINIMUM und BASIC WL.
„Eine PDF mit XML-Anhang in der E-Mail ist dasselbe wie ZUGFeRD.“ Nein. Eine PDF und eine separate XML-Datei als zwei Anhänge sind keine ZUGFeRD-Datei. Wenn die XML-Datei für sich eine gültige XRechnung ist, ist sie die E-Rechnung und die PDF nur eine Kopie. Achten Sie dann darauf, dass beide inhaltlich übereinstimmen.
„Bei ZUGFeRD prüfe ich das PDF.“ Rechtlich zählt das XML. Wenn PDF und XML abweichen, gelten die XML-Daten. Ein Validator wie unser ZUGFeRD-Validator prüft das XML und zeigt es lesbar neben dem PDF an.
„XRechnung ist nur für Behörden.“ Nein. XRechnung ist auch im B2B-Geschäft zulässig. Das Pflichtfeld BT-10 (Buyer reference) füllen Sie dann mit einer Referenz des Kunden oder einem Platzhalter.
„Ich muss beide Formate erstellen können.“ Als Absender reicht ein zulässiges Format, wenn der Kunde damit einverstanden ist. Als Empfänger müssen Sie dagegen alle zulässigen Formate annehmen können.
Technischer Unterschied am Beispiel Rechnungsnummer
Die Rechnungsnummer ist in beiden Formaten das Feld BT-1. Sie steht aber an unterschiedlichen Stellen:
| Syntax | XPath zur Rechnungsnummer |
|---|---|
| XRechnung UBL | /Invoice/cbc:ID |
| XRechnung CII / ZUGFeRD | /rsm:CrossIndustryInvoice/rsm:ExchangedDocument/ram:ID |
Für Ihre Software macht das keinen Unterschied, solange sie beide Syntaxen beherrscht. Für Sie als Anwender heißt es nur: Ein Viewer oder Validator muss UBL und CII verstehen. Unsere Werkzeuge erkennen Format, Syntax, Version und Profil automatisch.
Aufbewahrung im Vergleich
Für beide Formate gilt die Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§ 14b UStG). Bei XRechnung bewahren Sie die XML-Datei auf. Bei ZUGFeRD genügt seit der GoBD-Änderung vom 14.07.2025 der strukturierte Teil; das PDF müssen Sie nur zusätzlich aufheben, wenn es steuerlich relevante Zusatzangaben enthält. Einfacher ist es, die komplette ZUGFeRD-Datei abzulegen. Details unter E-Rechnung archivieren.
So geht es weiter
- XRechnung im Detail: XRechnung: Format, Version, Pflichtfelder
- ZUGFeRD im Detail: ZUGFeRD-Rechnung und ZUGFeRD-Profile
- Selbst erstellen: XRechnung erstellen oder ZUGFeRD-Rechnung erstellen
- Beispiele ansehen: E-Rechnung Beispiel
Quellen
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (Abschn. 14.1 Abs. 12 bis 15 und 14.4 UStAE n. F.)
- BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Fragen 7 und 12a
- KoSIT / xeinkauf.de: XRechnung Versionen und Bundles
- FeRD: ZUGFeRD 2.5.2 Infopaket
- E-Rechnung Bund: Rechnungseingangsplattform OZG-RE
- BMF-Schreiben vom 14.07.2025, 2. Änderung der GoBD
Häufige Fragen
Was ist der Hauptunterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Rechnungsbild. ZUGFeRD ist ein PDF, in das eine XML-Datei eingebettet ist. Inhaltlich beruhen beide auf der Norm EN 16931 und gelten als E-Rechnung.
Welches Format muss ich ab 2027 verwenden?
Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Format vor. Zulässig sind XRechnung, ZUGFeRD ab 2.0.1 (außer MINIMUM und BASIC WL) und andere EN-16931-konforme Formate. Welches Sie nutzen, vereinbaren Sie mit Ihrem Kunden.
Kann ich mit ZUGFeRD auch an Behörden fakturieren?
Mit dem Profil XRECHNUNG häufig ja, weil das eingebettete XML dann alle XRechnung-Regeln erfüllt. Einige Landes- und Kommunalportale akzeptieren aber nur reine XRechnung. Klären Sie das mit dem Auftraggeber.
Muss ich als Empfänger beide Formate verarbeiten können?
Sie müssen E-Rechnungen in allen zulässigen Formaten empfangen können. Lehnen Sie eine korrekte E-Rechnung ab, hat der Absender seine Pflicht trotzdem erfüllt, wenn er die Übermittlung nachweisen kann. Praktisch brauchen Sie also einen Viewer, der XRechnung (UBL und CII) und ZUGFeRD lesen kann.
Ist ZUGFeRD einfacher für kleine Unternehmen?
Für den Empfänger meist ja, weil er das PDF ohne Zusatzsoftware ansehen kann. Für den Absender ist der Aufwand ähnlich: Beide Formate erzeugen Sie mit einem Generator oder Ihrer Rechnungssoftware.
Gilt bei ZUGFeRD das PDF oder das XML?
Das XML. Weichen PDF und XML voneinander ab, sind laut BMF die Daten des strukturierten Teils maßgebend. Auch der Vorsteuerabzug ist nur aus dem XML möglich.