XRechnung: das deutsche E-Rechnungsformat im Detail

Die XRechnung ist ein reines XML-Format für elektronische Rechnungen. Sie setzt die europäische Norm EN 16931 um und ergänzt sie um deutsche Regeln, etwa Pflichtangaben zu Kontakt und Zahlung. Gültig ist derzeit XRechnung 3.0 in der Spezifikation 3.0.2; Sie können sie im B2B-Geschäft und gegenüber Behörden verwenden.

Herausgeber ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) in Bremen. Für Rechnungen an Bundesbehörden schreibt die E-Rechnungsverordnung (§ 4 ERechV) XRechnung als Standard vor. Ein anderes Format ist dort nur zulässig, wenn es der EN 16931 entspricht.

XRechnung in einem Satz pro Begriff

Aktuelle Version und was sich 2027 ändert

XRechnung 4.0 wird auf der überarbeiteten EN 16931 aufbauen. Stellen Sie sich darauf ein, dass Ihre Software 2027 ein Update braucht. Bis dahin bleibt 3.0.2 maßgeblich. Ob eine Datei der Version 3.0 entspricht, erkennen Sie an der Kennung in BT-24 (Specification identifier):

<cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0</cbc:CustomizationID>

Steht dort xrechnung_2.3 oder älter, ist die Datei veraltet: Aktuelle Prüfwerkzeuge erkennen sie nicht mehr als gültige XRechnung 3.0, und Behörden-Portale lehnen sie ab. Die zugehörige Regel ist BR-DE-21.

Pflichtfelder, die über die EN 16931 hinausgehen

Die deutschen Regeln (Präfix BR-DE) machen einige Felder verpflichtend, die in der Norm optional sind. Die häufigsten:

Seit Version 3.0 sind außerdem die elektronischen Adressen von Verkäufer (BT-34) und Käufer (BT-49) Pflicht, meist eine E-Mail-Adresse mit dem Schema-Code EM. Fehlt eine dieser Angaben, meldet der Validator einen Fehler.

Beispiel: eine Rechnungsposition in UBL

So sieht eine Position „8 Stunden Montage zu 85 € netto, 19 % USt“ im XML aus:

<cac:InvoiceLine>
  <cbc:ID>1</cbc:ID>                                            <!-- BT-126 -->
  <cbc:InvoicedQuantity unitCode="HUR">8</cbc:InvoicedQuantity>  <!-- BT-129, BT-130 -->
  <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">680.00</cbc:LineExtensionAmount> <!-- BT-131 -->
  <cac:Item>
    <cbc:Name>Montage Lüftungsanlage, Objekt Hafenstraße 4</cbc:Name>  <!-- BT-153 -->
    <cac:ClassifiedTaxCategory>
      <cbc:ID>S</cbc:ID>                                        <!-- BT-151 -->
      <cbc:Percent>19</cbc:Percent>                              <!-- BT-152 -->
      <cac:TaxScheme><cbc:ID>VAT</cbc:ID></cac:TaxScheme>
    </cac:ClassifiedTaxCategory>
  </cac:Item>
  <cac:Price>
    <cbc:PriceAmount currencyID="EUR">85.00</cbc:PriceAmount>  <!-- BT-146 -->
  </cac:Price>
</cac:InvoiceLine>

Die Bezeichnung in BT-153 sollte die Leistung eindeutig beschreiben. Das BMF verlangt seit dem Schreiben vom 15.10.2026 ausdrücklich, dass Art, Umfang und gegebenenfalls Ort der Leistung im strukturierten Teil erkennbar sind. „Arbeiten laut Absprache“ reicht dafür nicht. Weitere vollständige Beispieldateien finden Sie unter E-Rechnung Beispiel.

XRechnung öffnen und lesen

Eine XRechnung enthält kein Rechnungsbild. Im Texteditor sehen Sie nur XML-Code. Zum Lesen brauchen Sie einen Viewer:

Unser XRechnung-Viewer zeigt UBL und CII als übersichtliche Rechnung an und kann sie als PDF drucken. Die Datei wird nicht hochgeladen. Alternativ bietet die Finanzverwaltung einen Viewer unter e-rechnung.elster.de an. Wenn die Datei nicht angezeigt wird, liegt das oft an einer falschen Dateiendung (.dat, .bin) oder an einem Mailprogramm, das den Anhang verändert hat.

XRechnung prüfen

Ein Validator kontrolliert drei Ebenen nacheinander:

1. Schema: Ist die Datei gültiges UBL- oder CII-XML? Fehler hier heißen z. B. cvc-complex-type.2.4.a. Nach BMF-Lesart sind das Formatfehler: Die Datei ist dann steuerlich keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.
2. EN-16931-Regeln: Summen, Steuerkategorien, Pflichtfelder der Norm (BR-1 bis BR-65, BR-CO-, BR-S- usw.).
3. XRechnung-Regeln: die deutschen BR-DE-Regeln.

Verstöße auf Ebene 2 und 3 nennt das BMF Geschäftsregelfehler. Seit dem BMF-Schreiben vom 15.10.2026 gilt: Eine Datei mit Geschäftsregelfehler ist steuerlich grundsätzlich trotzdem eine E-Rechnung. Ordnungsmäßig ist sie nur, wenn die Pflichtangaben nach § 14 UStG stimmen. Eine fehlende Käuferreferenz (BT-10) ist umsatzsteuerlich unbeachtlich, ein falscher Steuerbetrag nicht. Technisch und gegenüber Behörden-Portalen bleibt jeder Fehler ein Grund zur Ablehnung.

Prüfen Sie Ihre Datei mit dem XRechnung-Validator. Er nutzt die offiziellen KoSIT-Prüfregeln und erklärt jeden Fehler auf Deutsch.

XRechnung im B2B-Geschäft

XRechnung ist nicht nur für Behörden gedacht. Jedes Unternehmen kann sie im B2B-Bereich als E-Rechnung verwenden. Zwei Punkte sollten Sie kennen:

• BT-10 ohne Leitweg-ID: Bei Unternehmen tragen Sie die Bestell- oder Kundenreferenz ein, die Ihr Kunde vorgibt. Gibt es keine, genügt laut BMF umsatzsteuerlich ein Platzhalter wie „-“.
• Kein Rechnungsbild: Manche Kunden sind ein PDF gewohnt. Wenn Sie beides liefern möchten, ist ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG eine Option: eine Datei, die XRechnung-Regeln erfüllt und ein PDF enthält.

Den ausführlichen Vergleich finden Sie unter XRechnung oder ZUGFeRD.

XRechnung erstellen

Sie haben drei Wege:

• Online-Generator: Für einzelne Rechnungen genügt der kostenlose XRechnung-Generator. Er erzeugt UBL-XML nach Version 3.0.2 und prüft vor dem Download.
• Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware: Bei regelmäßigem Bedarf. Achten Sie darauf, dass die Software die aktuelle Version und beide Syntaxen beherrscht, siehe E-Rechnung-Software.
• ERP-Export: Größere Unternehmen erzeugen XRechnung aus dem ERP-System, oft über einen Dienstleister.

Bei Rechnungen an Behörden brauchen Sie zusätzlich die Leitweg-ID und den Weg über das Portal des Auftraggebers.