E-Rechnungspflicht: Wer ab wann E-Rechnungen empfangen und senden muss

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen Sie E-Rechnungen an andere inländische Unternehmen ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 € lag, und spätestens ab dem 1. Januar 2028. Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise sind vom Ausstellen dauerhaft ausgenommen.

Rechtsgrundlage ist § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes, die Übergangsfristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Wie die Finanzverwaltung das auslegt, regeln drei BMF-Schreiben: vom 15.10.2024, vom 15.10.2025 und, ganz neu, vom 15.10.2026.

Der Zeitplan auf einen Blick

Ein Detail, das häufig übersehen wird: Die erste Übergangsregel gilt für Umsätze aus 2025 und 2026, die bis zum 31.12.2026 abgerechnet werden (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG). Wenn ein Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz eine Leistung vom Dezember 2026 erst im Januar 2027 abrechnet, muss diese Rechnung bereits eine E-Rechnung sein.

Wer genau betroffen ist

Die Pflicht greift, wenn alle drei Bedingungen erfüllt sind:

1. Es besteht überhaupt eine Pflicht, eine Rechnung auszustellen (Leistung an einen Unternehmer für dessen Unternehmen, nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei).
2. Leistender und Empfänger sind im Inland ansässig (Sitz, Geschäftsleitung, beteiligte Betriebsstätte oder Wohnsitz).
3. Keine Ausnahme liegt vor.

Unternehmer im Sinne des UStG sind auch Freiberufler, Vermieter, Ärzte, Vereine mit unternehmerischem Bereich und Kleinunternehmer. Deshalb müssen auch diese Gruppen E-Rechnungen empfangen können, selbst wenn sie selbst keine schreiben müssen. Die Pflicht gilt außerdem für Gutschriften, für Rechnungen im Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG) zwischen Inländern, bei Differenzbesteuerung und Reiseleistungen.

Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatpersonen, an juristische Personen ohne Unternehmereigenschaft (z. B. viele Vereine im ideellen Bereich) und an Kunden im Ausland. Für Rechnungen an Behörden gelten parallel eigene Regeln, siehe Leitweg-ID.

Dauerhafte Ausnahmen

In allen drei Fällen ist eine E-Rechnung freiwillig möglich und braucht unter Inländern keine Zustimmung. Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, gilt ab dann die normale Pflicht. Mehr dazu im Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Was als E-Rechnung zählt

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der Norm EN 16931 entspricht oder zwischen den Parteien vereinbart ist und eine verlustfreie Extraktion erlaubt. In der Praxis heißt das:

• XRechnung (reines XML, UBL oder CII) ist zulässig.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ist zulässig, aber nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC WL.
• EDI-Formate (z. B. EDIFACT) sind zulässig, wenn sich daraus alle Pflichtangaben EN-konform extrahieren lassen.
• Eine einfache PDF, ein Scan oder eine Word-Datei ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“.

Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen. Bei ZUGFeRD ist das XML maßgeblich; weicht das PDF ab, gilt das XML. Welche Formate es gibt und wie sie sich unterscheiden, lesen Sie unter XRechnung oder ZUGFeRD.

Neu seit dem BMF-Schreiben vom 15.10.2026

Das dritte BMF-Schreiben ersetzt die beiden früheren nicht, sondern ergänzt sie. Die wichtigsten Punkte für die Praxis:

• Kein Bußgeld: Wer trotz Pflicht eine Papier- oder PDF-Rechnung ausstellt, begeht keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG (Rn. 28). Die Rechnung ist trotzdem nicht ordnungsmäßig.
• Abschlagsrechnungen: Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen, die vor Ihrem Pflichtbeginn erteilt wurden, müssen nicht nachträglich als E-Rechnung kommen, auch wenn Leistung und Zahlung später liegen (Rn. 2).
• Endrechnungen: Bis 30.06.2030 dürfen Sie bereits gezahlte Abschläge als Summe in BT-113 („Paid amount“) abziehen und die Details in BT-22 („Invoice note“) nennen (Rn. 3).
• Leistungsbeschreibung: Art, Umfang, Gehalt und ggf. Ort der Leistung müssen im strukturierten Teil so klar sein, dass sich Steuersatz und Leistungsort prüfen lassen. Stundennachweise dürfen in einen eingebetteten Anhang (Rn. 12).
• Bauleistungen: Im strukturierten Teil genügen die Gewerke mit Summen, das Leistungsverzeichnis kommt als eingebettete Anlage (Rn. 14).
• Bruttopreise: Für Bruttopreis-Rechnungen (z. B. Buchhandel) gibt es bis 31.12.2027 eine Vereinfachung mit Gesamtsummen im XML und Einzelpositionen im Anhang (Rn. 19).
• Geschäftsregelfehler: Ein Verstoß gegen eine Validierungsregel macht die Datei steuerlich nicht automatisch ungültig. Steuerlich zählt, ob die Pflichtangaben richtig und vollständig sind (Rn. 22 f.).
• Schonfrist: E-Rechnungen, die bis 31.12.2026 ausgestellt werden und nur den Schreiben von 2024 und 2025 entsprechen, werden nicht beanstandet.

Folgen, wenn Sie die Pflicht ignorieren

Ein Bußgeld droht nach heutiger Verwaltungsauffassung nicht. Die eigentlichen Risiken liegen woanders:

• Vorsteuerabzug Ihres Kunden: Eine sonstige Rechnung trotz Pflicht ist keine ordnungsmäßige Rechnung. Das BMF lässt den Vorsteuerabzug unter Bedingungen trotzdem zu (Berichtigung durch nachträgliche E-Rechnung oder Objektivnachweis), aber Ihr Kunde trägt ein Risiko und wird auf eine E-Rechnung bestehen.
• Zivilrechtlicher Anspruch: Der Kunde kann eine ordnungsmäßige E-Rechnung verlangen.
• Zahlungsverzug: Buchhaltungen mit automatisierter Eingangsverarbeitung lehnen PDF-Rechnungen zunehmend ab.

Checkliste für die nächsten Wochen

Der 1. Januar 2027 ist weniger als zwei Monate entfernt. Gehen Sie die Punkte in dieser Reihenfolge durch:

1. Umsatz 2026 schätzen. Liegt der Gesamtumsatz voraussichtlich über 800.000 €, gilt die Pflicht für Sie ab 01.01.2027.
2. Empfang prüfen. Gibt es eine Adresse oder ein Portal, an das Lieferanten XML-Rechnungen senden? Kommt die XML-Datei unverändert in Ihrer Ablage an? Details unter E-Rechnung empfangen.
3. Format wählen. Für die meisten B2B-Kunden ist ZUGFeRD (Profil EN 16931 oder XRECHNUNG) praktikabel, für Behörden XRechnung.
4. Software prüfen. Erzeugt Ihr Programm valide Dateien? Testen Sie eine echte Ausgangsrechnung mit dem XRechnung-Validator oder dem ZUGFeRD-Validator.
5. Stammdaten ergänzen. E-Mail-Adresse des Käufers (BT-49), Ihre eigene elektronische Adresse (BT-34), Kontaktperson, IBAN.
6. Archiv einrichten. Das XML ist das Original und muss acht Jahre unverändert aufbewahrt werden, siehe E-Rechnung archivieren.
7. Kunden informieren. Fragen Sie die Rechnungsadresse für E-Rechnungen ab.

Was nach 2028 kommt

Die E-Rechnung ist die Vorstufe für ein elektronisches Meldesystem: Rechnungsdaten sollen später zeitnah an die Finanzverwaltung gemeldet werden. Den Rahmen setzt die EU-Richtlinie 2025/516 („VAT in the Digital Age“, ViDA). Sie sieht digitale Meldepflichten für grenzüberschreitende B2B-Umsätze ab dem 1. Juli 2030 vor. Ein deutscher Gesetzentwurf für ein nationales Meldesystem liegt nach unserem Kenntnisstand (November 2026) noch nicht vor. Das BMF schreibt in allen drei Schreiben, dass die heutigen Regeln „im Hinblick auf die dann bestehenden Anforderungen des Meldesystems überprüft und ggf. angepasst“ werden. Rechnen Sie also mit weiteren Änderungen bis 2030.

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