ZUGFeRD-Rechnung erstellen

Was in der Datei steckt

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei Teilen in einer Datei:

• Die sichtbare PDF: eine normal gestaltete Rechnung mit Briefkopf, Positionen, Summen und Bankverbindung. Ihr Kunde kann sie ohne besondere Software öffnen und drucken.
• Die eingebettete XML: die Datei factur-x.xml mit allen Rechnungsdaten im Profil EN 16931. Buchhaltungsprogramme lesen diese Daten automatisch ein.

Die PDF wird als PDF/A-3 angelegt, das Archivformat, das Dateianhänge erlaubt. In den Metadaten steht, welche Datei die Rechnungsdaten enthält und welches Profil sie hat. Beide Teile entstehen aus denselben Eingaben, Bild und Daten stimmen also überein. Rechtlich maßgeblich ist die XML.

Warum das Profil EN 16931

ZUGFeRD kennt mehrere Profile. Der Ersteller verwendet EN 16931 (früher COMFORT):

• Es bildet die europäische Norm vollständig ab und gilt damit als E-Rechnung nach § 14 UStG.
• Es wird von praktisch jeder E-Rechnungssoftware gelesen.
• Es lässt sich mit dem offiziellen Regelwerk der EN 16931 vollständig prüfen.

Die Profile MINIMUM und BASIC WL reichen nicht, weil ihnen Pflichtangaben fehlen. EXTENDED brauchen Sie nur für Sonderfälle wie abweichende Lieferanschriften je Position. Einen Überblick gibt ZUGFeRD-Format und Profile.

Wann ZUGFeRD, wann XRechnung?

ZUGFeRD eignet sich für Rechnungen an Unternehmen, besonders wenn Sie nicht wissen, ob der Kunde schon E-Rechnungssoftware nutzt. Für Behörden ist meist die XRechnung Pflicht. Manche Auftraggeber akzeptieren ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG. Fragen Sie im Zweifel nach.

Umsatzsteuer, Kleinunternehmer und Reverse Charge

Pro Position wählen Sie 19 %, 7 % oder 0 %. Für die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG setzt der Ersteller die Steuerkategorie E und den Hinweis auf die Steuerbefreiung, bei Reverse Charge die Kategorie AE mit dem Code VATEX-EU-AE. In der sichtbaren PDF erscheint der passende Hinweistext.

Geprüft vor dem Download

Die eingebettete XML wird vor dem Download mit dem offiziellen Regelwerk geprüft: XML Schema (CII D16B) und die CEN-Regeln der EN 16931 in Version 1.3.16 aus der KoSIT-Konfiguration vom 02.09.2026. So vermeiden Sie typische Fehler wie BR-CO-15 (Summen) oder BR-CO-26 (fehlende Verkäuferkennung). Sie können die fertige Datei zusätzlich im ZUGFeRD Validator öffnen.

Speichern ohne Konto

Firmendaten, Kunden und die fortlaufende Rechnungsnummer speichert nur Ihr Browser. Mit „Daten sichern“ laden Sie eine JSON-Datei herunter, die Sie auf einem anderen Gerät wieder einlesen können. Die Rechnung selbst wird in Ihrem Browser erzeugt und nicht übertragen.

Versand und Aufbewahrung

Eine ZUGFeRD-Rechnung können Sie per E-Mail verschicken. Bewahren Sie die PDF unverändert acht Jahre auf, denn sie enthält das Original der Rechnungsdaten.