ZUGFeRD-Rechnung: PDF und XML in einer Datei

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF-Datei, in der eine XML-Datei mit allen Rechnungsdaten steckt. Ihr Kunde sieht eine normale Rechnung, seine Buchhaltungssoftware liest die Daten direkt aus dem XML. Ab Version 2.0.1 und in den Profilen BASIC, EN 16931, EXTENDED oder XRECHNUNG erfüllt ZUGFeRD die E-Rechnungspflicht.

Der Name steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Herausgeber ist das FeRD, das bei der AWV angesiedelt ist. Seit Version 2.1 ist ZUGFeRD technisch identisch mit dem französischen Format Factur-X.

So ist eine ZUGFeRD-Datei aufgebaut

Die XML-Datei heißt seit ZUGFeRD 2.1 factur-x.xml, im Profil XRECHNUNG xrechnung.xml. Ältere Dateien nach 2.0 enthalten zugferd-invoice.xml, Dateien nach ZUGFeRD 1.0 ZUGFeRD-invoice.xml. Version 1.0 erfüllt die heutigen Anforderungen nicht.

Ein Ausschnitt aus einem typischen factur-x.xml im Profil EN 16931:

<rsm:ExchangedDocumentContext>
  <ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
    <ram:ID>urn:cen.eu:en16931:2017</ram:ID>
  </ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
</rsm:ExchangedDocumentContext>
<rsm:ExchangedDocument>
  <ram:ID>RE-2026-0147</ram:ID>          <!-- BT-1 Rechnungsnummer -->
  <ram:TypeCode>380</ram:TypeCode>       <!-- BT-3 Handelsrechnung -->
  <ram:IssueDateTime>
    <udt:DateTimeString format="102">20261106</udt:DateTimeString>  <!-- BT-2 -->
  </ram:IssueDateTime>
</rsm:ExchangedDocument>

Die Zeile GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter/ID verrät das Profil. Welche Kennungen es gibt, steht im Ratgeber ZUGFeRD-Format: Profile und Versionen.

Welche Profile als E-Rechnung zählen

Das BMF nennt ausdrücklich „ZUGFeRD ab der Version 2.0.1 – ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL“ als zulässig (Abschn. 14.1 Abs. 14 UStAE). Im Alltag ist EN 16931 die sichere Wahl. Wenn Sie auch an Behörden liefern, nehmen Sie XRECHNUNG, damit eine Datei für beide Kundengruppen passt.

Das XML gilt, nicht das PDF

Bis Ende 2024 ging bei Abweichungen das PDF vor. Seit Einführung der Pflicht ist es umgekehrt: Der strukturierte Teil ist der „führende Teil“ der Rechnung (Abschn. 14.4 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025). Für Sie folgt daraus:

• Als Absender: Erzeugen Sie PDF und XML aus denselben Daten. Ein nachträglich bearbeitetes PDF mit anderem Steuerbetrag kann als zweite Rechnung nach § 14c UStG gelten. Kleine Abweichungen wie gekürzte Positionstexte oder Rundungsdifferenzen beanstandet die Verwaltung nicht.
• Als Empfänger: Prüfen Sie das XML, nicht nur das Bild. Das BMF empfiehlt ausdrücklich, „den übermittelten XML-Teil selbstständig zu visualisieren“. Der Vorsteuerabzug ist nur aus dem strukturierten Teil möglich.

So prüfen Sie eine ZUGFeRD-Rechnung in drei Schritten

1. Datei öffnen. Ziehen Sie das PDF in den ZUGFeRD-Validator. Das XML wird im Browser herausgelöst, die Datei verlässt Ihr Gerät nicht.
2. Version und Profil ablesen. Steht dort MINIMUM oder BASIC WL, ist die Datei keine E-Rechnung. Bitten Sie den Absender um eine neue Datei.
3. Fehlerliste lesen. Jeder Fehler wird mit Regelcode angezeigt, etwa BR-CO-15 (Gesamtbetrag stimmt nicht mit Netto plus Steuer überein). Auf der Fehlerseite steht, was der Absender ändern muss.

Wenn Sie nur sehen wollen, was im XML steht, nutzen Sie den Viewer. Er zeigt das XML als lesbare Rechnung neben dem PDF, sodass Sie Abweichungen erkennen.

Häufige Fehler in ZUGFeRD-Dateien

Eine Liste aller Prüfregeln mit Erklärung finden Sie unter Fehlercodes.

ZUGFeRD-Versionen im Überblick

FeRD gibt neue Versionen etwa halbjährlich heraus, passend zu den Codelisten-Updates der EN 16931. Für Herbst 2026 ist eine weitere Version angekündigt, die Bruttorechnungen unterstützen soll. Bis dahin gilt die BMF-Vereinfachung für Bruttopreis-Rechnungen bis 31.12.2027. FeRD beschreibt die neuen Versionen als abwärtskompatibel. Eine korrekt erstellte Datei nach einer älteren 2.x-Version (ab 2.0.1) wird durch ein Update also nicht ungültig.

ZUGFeRD-Rechnung erstellen

Sie brauchen keine teure Software. Sie können eine ZUGFeRD-Rechnung direkt im Browser mit dem ZUGFeRD-Generator erzeugen. Das Ergebnis ist ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML im Profil EN 16931 oder XRECHNUNG. Prüfen Sie die fertige Datei anschließend im Validator, bevor Sie sie versenden. Wenn Sie viele Rechnungen schreiben, ist eine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware sinnvoll; worauf Sie dabei achten sollten, steht unter E-Rechnung-Software.

Aufbewahrung

Sie müssen jede ZUGFeRD-Rechnung acht Jahre aufbewahren (§ 14b UStG). Nach der GoBD-Änderung vom 14.07.2025 reicht es, den strukturierten Teil zu speichern. In der Praxis legen die meisten Unternehmen einfach die komplette PDF-Datei ab, denn darin ist das XML enthalten. Wichtig ist nur, dass die Datei nicht in ein Bildformat wie TIFF umgewandelt wird, sonst geht das XML verloren. Mehr unter E-Rechnung archivieren.