Was ist eine E-Rechnung? Einfach erklärt
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat wie XRechnung oder ZUGFeRD. Eine PDF zählt nicht. Definition, Formate und Beispiel.
Aktualisiert am Allgemeine Information, keine Steuerberatung
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine Software ohne Abtippen auslesen kann. In Deutschland sind das vor allem XRechnung und ZUGFeRD. Eine PDF, ein Foto oder ein Scan ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung“.
Die Definition steht in § 14 Abs. 1 UStG: Eine elektronische Rechnung wird „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen“ und „ermöglicht eine elektronische Verarbeitung“. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen den Geschäftspartnern vereinbart sein.
Der Unterschied zur PDF-Rechnung
Stellen Sie sich zwei Rechnungen über denselben Betrag vor. Auf dem Bildschirm sehen beide gleich aus. Der Unterschied liegt darunter:
| PDF-Rechnung | E-Rechnung | |
|---|---|---|
| Inhalt für die Software | Text und Grafik ohne Bedeutung | jedes Feld hat einen festen Namen, z. B. BT-112 „Rechnungsbetrag brutto“ |
| Weiterverarbeitung | abtippen oder Texterkennung (fehleranfällig) | direkter Import in die Buchhaltung |
| Status seit 2025 | sonstige Rechnung | E-Rechnung nach § 14 UStG |
| Ab 2028 im B2B-Inland | nur noch in Ausnahmefällen zulässig | Pflicht |
Eine Software „weiß“ bei einer PDF nicht, welche Zahl der Nettobetrag ist. Bei einer E-Rechnung steht der Nettobetrag immer im selben Feld. So sieht der Gesamtbetrag in einer XRechnung (Syntax UBL) aus:
<cac:LegalMonetaryTotal>
<cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">680.00</cbc:LineExtensionAmount> <!-- BT-106 Summe Positionen -->
<cbc:TaxExclusiveAmount currencyID="EUR">680.00</cbc:TaxExclusiveAmount> <!-- BT-109 Netto -->
<cbc:TaxInclusiveAmount currencyID="EUR">809.20</cbc:TaxInclusiveAmount> <!-- BT-112 Brutto -->
<cbc:PayableAmount currencyID="EUR">809.20</cbc:PayableAmount> <!-- BT-115 Zahlbetrag -->
</cac:LegalMonetaryTotal>
Die Kürzel BT stehen für „Business Term“. Die Norm EN 16931 definiert rund 160 solcher Felder, von BT-1 (Rechnungsnummer) bis BT-165. Jedes Format übersetzt diese Felder in seine eigene XML-Schreibweise.
Welche Formate als E-Rechnung zählen
| Format | Aufbau | Als E-Rechnung zulässig? |
|---|---|---|
| XRechnung | reines XML (UBL oder CII) | ja |
| ZUGFeRD ab 2.0.1 | PDF/A-3 mit eingebettetem XML | ja, außer Profile MINIMUM und BASIC WL |
| Factur-X | französischer Name für ZUGFeRD | ja, wie ZUGFeRD |
| Peppol BIS Billing 3.0 | UBL nach EN 16931 | ja |
| EDI (z. B. EDIFACT) | vereinbartes Format | ja, wenn alle Pflichtangaben verlustfrei in ein EN-16931-Format übertragbar sind |
| PDF, Word, Excel, Bild, E-Mail-Text | unstrukturiert | nein |
Welches der zulässigen Formate Sie nutzen, ist laut BMF eine Absprache zwischen Ihnen und Ihrem Kunden. Wie Sie wählen, steht unter XRechnung oder ZUGFeRD.
Was in einer E-Rechnung stehen muss
Die Pflichtangaben sind dieselben wie bei jeder Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG). Neu ist: Sie müssen im strukturierten Teil stehen. Ein Verweis auf einen PDF-Anhang genügt nicht. Die wichtigsten Angaben mit ihren Feldern:
| Pflichtangabe nach UStG | Feld in EN 16931 |
|---|---|
| Name und Anschrift des Leistenden | BT-27, BG-5 |
| Name und Anschrift des Empfängers | BT-44, BG-8 |
| Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden | BT-32 oder BT-31 |
| Ausstellungsdatum | BT-2 |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | BT-1 |
| Menge und Art der Leistung | BT-129, BT-153 |
| Zeitpunkt der Leistung | BT-72 oder BG-14 |
| Entgelt nach Steuersätzen | BT-116 |
| Steuersatz und Steuerbetrag | BT-119, BT-117 |
| Hinweis auf Steuerbefreiung | BT-120 |
Eine vollständige Zuordnungstabelle haben KoSIT und FeRD veröffentlicht; das BMF empfiehlt, sie zugrunde zu legen. Ergänzende Informationen wie Stundenzettel dürfen in einen Anhang, der in die E-Rechnung eingebettet ist. Ein Link auf eine externe Seite genügt nicht.
Wie eine E-Rechnung übermittelt wird
Das Gesetz schreibt keinen Übertragungsweg vor. Üblich sind:
- E-Mail mit der XML- oder ZUGFeRD-Datei im Anhang. Für den Empfang reicht laut BMF ein normales E-Mail-Postfach.
- Portal-Download beim Lieferanten.
- Peppol oder andere Netzwerke, über die Dateien direkt von System zu System gehen.
- Schnittstelle (API) oder EDI zwischen den Systemen.
Wichtig ist nur, dass die Datei unverändert ankommt und unverändert aufbewahrt wird. Mehr dazu unter E-Rechnung empfangen.
Wie Sie eine E-Rechnung lesen
Eine ZUGFeRD-Rechnung öffnen Sie wie jede PDF. Eine XRechnung zeigt im Texteditor nur XML-Code. Dafür brauchen Sie einen Viewer, der die Felder als Rechnung darstellt:
XRechnung oder ZUGFeRD hier ablegen
XRechnung (UBL oder CII), ZUGFeRD und Factur-X als XML oder PDF. Gern auch mehrere Dateien auf einmal.
Ihre Rechnung verlässt nie Ihren Browser. Prüfung und Anzeige laufen auf Ihrem Gerät, es wird nichts hochgeladen oder gespeichert.
Ohne Datei testen: , ,
Unser Viewer liest XRechnung (UBL und CII) und ZUGFeRD-PDFs, erkennt Version und Profil und arbeitet komplett im Browser. Bei ZUGFeRD sollten Sie auch das XML ansehen, denn rechtlich gilt das XML und nicht das PDF.
Warum es die E-Rechnung gibt
Der Gesetzgeber nennt zwei Ziele. Erstens sollen Unternehmen Rechnungen ohne Abtippen verarbeiten können. Zweitens bereitet die E-Rechnung ein späteres Meldesystem vor, über das Rechnungsdaten zeitnah an die Finanzverwaltung gehen sollen. Auf EU-Ebene ist ein solches Meldesystem für grenzüberschreitende Umsätze ab Juli 2030 beschlossen (Richtlinie (EU) 2025/516). Für Deutschland gibt es nach unserem Kenntnisstand (November 2026) noch keinen Gesetzentwurf; das BMF kündigt an, die Regeln dann anzupassen.
Nächste Schritte
- Prüfen Sie, ab wann die Pflicht für Sie gilt: E-Rechnungspflicht.
- Sehen Sie sich eine echte Datei an: E-Rechnung Beispiel.
- Erstellen Sie eine Testrechnung: E-Rechnung erstellen.
- Prüfen Sie Rechnungen, die Sie bekommen: XRechnung-Validator.
Quellen
Häufige Fragen
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Seit 2025 ist eine einfache PDF eine „sonstige Rechnung“. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten Format vorliegen, das Software ohne Abtippen auslesen kann, z. B. XRechnung oder ZUGFeRD.
Woran erkenne ich eine E-Rechnung?
An der Datei: Eine XRechnung ist eine .xml-Datei. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF, das im Anhang eine XML-Datei enthält. Ein Viewer oder Validator zeigt Ihnen sofort, ob ein gültiges E-Rechnungsformat vorliegt.
Ist eine gescannte Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Ein Scan ist ein Bild. Auch wenn eine Software den Text per Texterkennung ausliest, liegt kein strukturiertes Format nach § 14 UStG vor.
Braucht eine E-Rechnung eine Unterschrift oder Signatur?
Nein. Echtheit und Unversehrtheit können Sie durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren sicherstellen, also durch den Abgleich von Rechnung, Bestellung und Leistung. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist möglich, aber nicht nötig.
Wer muss E-Rechnungen verwenden?
Alle inländischen Unternehmen müssen sie seit 2025 empfangen können. Ausstellen müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ab 2027, alle übrigen ab 2028. Kleinunternehmer und Rechnungen bis 250 € sind ausgenommen.
Gibt es die E-Rechnung auch für Privatkunden?
Eine Pflicht gibt es nicht. Sie dürfen Privatkunden eine E-Rechnung nur mit deren Zustimmung schicken. In der Praxis bekommen Verbraucher weiter Papier- oder PDF-Rechnungen.