E-Rechnung empfangen: Was Sie seit 2025 brauchen

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht laut BMF ein normales E-Mail-Postfach. Zusätzlich brauchen Sie einen Viewer, um XRechnungen lesen zu können, und eine Ablage, in der die Datei acht Jahre unverändert liegt.

Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist und keine Ausnahme. Auch Kleinunternehmer, Wohnungsvermieter, Ärzte und Vereine mit unternehmerischem Bereich sind betroffen. Ihre Lieferanten brauchen für eine E-Rechnung an Sie keine Zustimmung; Sie haben umgekehrt keinen Anspruch, stattdessen eine PDF oder Papier zu bekommen.

Was Sie mindestens brauchen

Eine eigene E-Mail-Adresse für Rechnungen ist nicht vorgeschrieben, aber praktisch. So landen Rechnungen nicht in persönlichen Postfächern, und Sie können die Ablage automatisieren.

Schritt für Schritt: eine E-Rechnung bearbeiten

1. Datei sichern. Speichern Sie den Anhang unverändert. Bei XRechnung ist das eine .xml, bei ZUGFeRD eine .pdf. Manche Mailprogramme zeigen XML-Anhänge als .dat oder .bin an; benennen Sie die Datei dann in .xml um.
2. Lesbar machen. Öffnen Sie die Datei im XRechnung-Viewer. Bei ZUGFeRD sehen Sie zusätzlich das PDF. Achten Sie auf das XML, denn bei Abweichungen gelten die XML-Daten.
3. Format prüfen. Der Validator zeigt, ob die Datei eine gültige E-Rechnung ist und welche Regeln verletzt sind.
4. Inhalt prüfen. Stimmen Leistung, Menge, Preis, Steuersatz und Ihre Anschrift? Diese Prüfung kann Ihnen kein Programm abnehmen.
5. Freigeben und buchen. Wie bisher, nur ohne Abtippen, wenn Ihre Software die Daten importiert.
6. Ablegen. Original-Datei plus Prüfbericht in die Ablage, siehe E-Rechnung archivieren.

Fehlerhafte E-Rechnungen: Was der Fehler bedeutet

Das BMF unterscheidet seit dem Schreiben vom 15.10.2025 drei Arten von Fehlern. Das neue Schreiben vom 15.10.2026 hat die Abgrenzung präzisiert.

Auch eine fehlerfreie Validierung schützt nicht vor Inhaltsfehlern: Ein falscher Steuersatz besteht jede technische Prüfung. Das BMF formuliert es so: Die Validierung „ersetzt nicht die dem Empfänger obliegende Pflicht zur Überprüfung der Rechnung“, Sie dürfen sich bei der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns aber auf das technische Ergebnis verlassen. Bewahren Sie den Prüfbericht deshalb auf.

Für jede Fehlermeldung unseres Validators gibt es eine eigene Seite unter Fehlercodes mit Erklärung, typischen Ursachen und dem Weg zur Korrektur, den Sie Ihrem Lieferanten nennen können. Beispiele: BR-DE-15 (Käuferreferenz fehlt) oder BR-CO-15 (Summe stimmt nicht).

Vorsteuerabzug: Welche Rechnung Sie bis 2027 noch annehmen dürfen

Bis Ende 2026 dürfen alle Lieferanten noch Papier- oder (mit Ihrer Zustimmung) PDF-Rechnungen schicken. 2027 gilt das nur noch für Lieferanten mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz. Sie müssen den Umsatz Ihres Lieferanten nicht ermitteln: Das BMF beanstandet den Vorsteuerabzug aus einer PDF-Rechnung nicht, wenn Sie nach den Ihnen vorliegenden Informationen davon ausgehen konnten, dass der Lieferant die Übergangsregel nutzen durfte. Was Sie wissen, etwa dass Ihr Lieferant ein Konzern ist, müssen Sie aber berücksichtigen.

Ab 2028 ist eine PDF-Rechnung über mehr als 250 € von einem regelbesteuerten inländischen Unternehmer keine ordnungsmäßige Rechnung mehr. Der Vorsteuerabzug ist dann nur noch über eine nachträgliche E-Rechnung als Berichtigung oder über den sogenannten Objektivnachweis möglich.

Kein Anspruch auf PDF: Was bei Ablehnung passiert

Wenn Sie eine E-Rechnung nicht annehmen oder technisch nicht empfangen können, gilt die Pflicht des Absenders trotzdem als erfüllt, sofern er eine E-Rechnung ausgestellt und sich „nachweislich (z. B. anhand eines Sendeprotokolls) um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat“ (Abschn. 14.1 Abs. 5 UStAE). Sie können also nicht auf Papier ausweichen. Der Weg führt nur über einen funktionierenden Empfang.

Datenschutz beim Öffnen

Rechnungen enthalten Kundendaten, Preise und Bankverbindungen. Bei vielen Online-Viewern und Validatoren wird die Datei auf einen Server hochgeladen. Unsere Werkzeuge verarbeiten die Datei im Browser; sie wird nicht an einen Server übertragen. Wenn Sie ein anderes Werkzeug nutzen, lesen Sie vorher nach, ob und wie lange dort Dateien gespeichert werden.

Checkliste für Ihren E-Rechnungs-Eingang

• Eine feste Adresse für Rechnungen festgelegt und den Lieferanten mitgeteilt
• XML-Anhänge kommen unverändert an (kein Virenscanner oder Mail-Gateway, der Anhänge entfernt)
• Viewer für XRechnung UBL, XRechnung CII und ZUGFeRD verfügbar
• Zuständigkeit für die Prüfung geklärt (wer prüft Inhalt, wer gibt frei)
• Ablage für Original-Dateien mit Schutz gegen Änderung und Löschen
• Prüfberichte werden mit abgelegt
• Vorlage für Rückfragen an Lieferanten bei fehlerhaften Dateien

Wenn Sie wissen wollen, welche Software den Eingang automatisiert, finden Sie Auswahlkriterien unter E-Rechnung-Software. Hinweise für DATEV- und Lexware-Nutzer stehen in den Ratgebern E-Rechnung mit DATEV und E-Rechnung mit Lexware.