E-Rechnung archivieren: Aufbewahrungsfrist und GoBD-Anforderungen

E-Rechnungen müssen Sie acht Jahre aufbewahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Maßgeblich ist die Originaldatei: bei XRechnung die XML-Datei, bei ZUGFeRD mindestens das eingebettete XML. Ein Ausdruck oder ein selbst erzeugtes PDF ersetzt das Original nicht.

Die Frist steht in § 14b Abs. 1 UStG und für Buchungsbelege in § 147 Abs. 3 AO sowie § 257 Abs. 4 HGB. Wie die Aufbewahrung technisch auszusehen hat, regeln die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form), zuletzt geändert durch das BMF-Schreiben vom 14.07.2025. Diese Änderung betrifft gezielt E-Rechnungen.

Fristen im Überblick

Die Verkürzung von zehn auf acht Jahre gilt seit dem 01.01.2025 für alle Rechnungen, deren Frist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war (§ 27 Abs. 40 UStG). Für Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute gilt sie erst ein Jahr später. Achtung: Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine Steuer von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft, etwa bei einer laufenden Betriebsprüfung.

Rechenbeispiel: Rechnung vom 06.11.2026. Die Frist beginnt am 01.01.2027 und endet am 31.12.2034.

Was genau Sie aufbewahren müssen

Die GoBD-Änderung vom 14.07.2025 sagt dazu wörtlich: Bei E-Rechnungen „ist es ausreichend, wenn der strukturierte Teil aufbewahrt wird“. Eine Aufbewahrung des menschenlesbaren Teils einer hybriden E-Rechnung „ist nur dann erforderlich, wenn zusätzliche oder abweichende Informationen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind“. In der Praxis legen die meisten Unternehmen die komplette ZUGFeRD-Datei ab; das ist einfacher und erfüllt die Anforderung ebenfalls.

Was nicht reicht

• Ausdrucken und abheften. Elektronisch empfangene Rechnungen müssen im Empfangsformat aufbewahrt werden (GoBD Rz. 131).
• Nur das PDF aus dem Viewer speichern. Das ist eine Visualisierung, nicht die Rechnung.
• ZUGFeRD-PDF in TIFF oder ein anderes Bildformat umwandeln. Dabei geht das XML verloren. Die GoBD nennen genau diesen Fall als Beispiel.
• „Drucken als PDF“ einer ZUGFeRD-Rechnung. Das erzeugt ein neues PDF ohne eingebettetes XML.
• Dateien nur im E-Mail-Postfach lassen. Postfächer werden aufgeräumt, Anhänge archiviert oder gelöscht; die Auffindbarkeit über acht Jahre ist nicht gesichert.

Anforderungen der GoBD in Kurzform

Für die Buchführung müssen Ihre E-Rechnungen diese Anforderungen erfüllen:

1. Unveränderbarkeit: Die Datei darf nach Eingang nicht verändert werden, oder jede Änderung muss protokolliert sein.
2. Vollständigkeit: Alle Rechnungen sind erfasst, keine geht verloren.
3. Ordnung und Auffindbarkeit: Sie finden jede Rechnung in angemessener Zeit, z. B. über Rechnungsnummer, Datum, Lieferant.
4. Maschinelle Auswertbarkeit: Das XML muss während der gesamten Frist lesbar und auswertbar sein. Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt Datenzugriff verlangen.
5. Verfahrensdokumentation: Eine Beschreibung, wie Rechnungen eingehen, geprüft, gebucht und abgelegt werden.

Umsatzsteuerlich ist das BMF großzügiger: „Für Zwecke der Umsatzsteuer gilt, dass alleine wegen einer Speicherung und Archivierung von E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems kein Verstoß gegen § 14b Absatz 1 UStG“ vorliegt. Für die Buchführung insgesamt bleiben die GoBD aber maßgeblich.

Eine einfache, praxistaugliche Ablage

Für kleine Unternehmen ohne Dokumentenmanagement-System:

1. Eingang: Eine feste Rechnungsadresse. Anhänge werden unverändert gespeichert.
2. Dateiname: 2026-11-06_Lieferant_RE-2026-0147.xml (Datum, Lieferant, Rechnungsnummer).
3. Ordner: ein Ordner pro Geschäftsjahr, Unterordner Eingang und Ausgang.
4. Schutz: Speicher mit Versionierung oder Schreibschutz, sodass versehentliches Überschreiben auffällt. Zweite Kopie an einem anderen Ort.
5. Prüfbericht: Den Bericht aus dem Validator als PDF oder HTML mit gleichem Dateinamen daneben legen.
6. Dokumentation: Eine Seite Text, die diesen Ablauf beschreibt, als Teil der Verfahrensdokumentation.

Ob diese Lösung für Ihre Buchführung insgesamt ausreicht, klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater. Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware nutzen, übernimmt diese häufig die Archivierung; prüfen Sie dann, ob sie das Original-XML speichert und nicht nur die ausgelesenen Daten. Kriterien dafür finden Sie unter E-Rechnung-Software.

Ausgangsrechnungen

Auch Ihre eigenen Rechnungen müssen Sie als Doppel acht Jahre aufbewahren. Bei E-Rechnungen ist das die versandte Datei. Die GoBD erlauben bei Fakturierungsprogrammen unter bestimmten Voraussetzungen, auf eine bildhafte Kopie der Ausgangsrechnung zu verzichten, wenn die Rechnung jederzeit aus den gespeicherten Daten unverändert reproduziert werden kann. Am einfachsten ist es, die versandte XML- oder ZUGFeRD-Datei unverändert abzulegen.

Einreichung beim Finanzamt

Fordert das Finanzamt eine E-Rechnung an, können Sie sie über ELSTER mit der Funktion „Belegnachreichung zur Steuererklärung“ als Anhang hochladen. Das BMF nennt diesen Weg ausdrücklich in seinen FAQ.