E-Rechnung-Software auswählen: Kriterien statt Ranglisten
Welche Software Sie für E-Rechnungen brauchen, was kostenlos geht und woran Sie eine gute Lösung erkennen. Neutrale Checkliste mit Testverfahren.
Aktualisiert am Allgemeine Information, keine Steuerberatung
Für E-Rechnungen brauchen Sie Software für drei Aufgaben: erstellen, empfangen und lesen, aufbewahren. Nicht jedes Unternehmen braucht dafür ein neues Programm. Entscheidend ist, dass die Software gültige Dateien nach XRechnung 3.0 oder ZUGFeRD (Profil EN 16931 oder XRECHNUNG) erzeugt, beide Formate lesen kann und das Original-XML unverändert speichert.
Auf dieser Seite finden Sie keine Rangliste und keine Testnoten. Wir haben keine Software-Tests durchgeführt und stehen mit keinem Anbieter in Verbindung. Stattdessen bekommen Sie Kriterien und ein Prüfverfahren, mit dem Sie jedes Angebot selbst bewerten können.
Welche Art Software passt zu Ihnen?
| Typ | Für wen | Was sie typischerweise kann | Typische Grenzen |
|---|---|---|---|
| Kostenlose Einzel-Werkzeuge (Generator, Viewer, Validator) | Kleinunternehmer, Freiberufler mit wenigen Rechnungen, Prüfung von Eingangsrechnungen | eine Rechnung erstellen, anzeigen, prüfen | keine Kundendaten, keine Buchhaltung, kein Archiv |
| Rechnungsprogramm | Selbstständige und kleine Betriebe | Angebote, Rechnungen, Mahnungen, E-Rechnung-Export, oft E-Mail-Versand | Eingangsrechnungen und Buchhaltung je nach Paket |
| Buchhaltungssoftware | Unternehmen mit eigener Buchhaltung oder Belegaustausch mit dem Steuerberater | Eingangsrechnungen importieren, buchen, archivieren; oft auch Ausgangsrechnungen | Funktionsumfang hängt stark vom Tarif ab |
| ERP- oder Warenwirtschaftssystem | Mittelstand, Handel, Produktion | E-Rechnung aus Aufträgen, automatischer Versand, Workflows | Einführungsaufwand, oft Zusatzmodule nötig |
| E-Rechnungs-Plattform / Peppol-Dienstleister | Unternehmen mit vielen Rechnungen oder Behördenkunden | Versand und Empfang über Netzwerke, Konvertierung, Validierung | kostet meist pro Rechnung oder Monat |
12 Kriterien für die Auswahl
Formate und Standards
- XRechnung 3.0.2 in UBL und CII. Die Software sollte beide Syntaxen lesen können, denn Ihre Lieferanten entscheiden, welche sie schicken. Zum Erstellen reicht eine.
- ZUGFeRD ab 2.0.1 in den Profilen EN 16931 und XRECHNUNG. Lesen sollte die Software alle Profile, damit sie auch MINIMUM- und BASIC-WL-Dateien erkennt und als „keine E-Rechnung“ markiert.
- Update-Zusage. XRechnung 4.0 ist für Frühjahr 2027 angekündigt, ZUGFeRD erscheint etwa halbjährlich neu. Fragen Sie, wie schnell neue Versionen umgesetzt werden.
Erstellen
- Validierung vor dem Versand. Gute Programme prüfen die Datei nach den offiziellen Regeln, bevor sie versendet wird, und zeigen Fehler verständlich an.
- Vollständige Pflichtangaben im XML. Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum, Steuerbefreiungsgründe und Skonto müssen im strukturierten Teil landen. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2026 hat die Anforderungen an die Leistungsbeschreibung präzisiert.
- Sonderfälle. Abschlags- und Schlussrechnungen (BT-113 „Paid amount“), Gutschriften, Rechnungskorrekturen, Reverse Charge, Kleinunternehmer. Testen Sie die Fälle, die bei Ihnen vorkommen.
- Eingebettete Anhänge. Stundennachweise oder Leistungsverzeichnisse müssen in die E-Rechnung eingebettet werden können. Eine separate PDF in derselben E-Mail genügt nach BMF-Auffassung nicht.
Empfangen
- Import aus E-Mail und Upload. Die Software sollte E-Rechnungen aus einem Postfach abholen oder per Upload übernehmen und das XML auslesen, nicht das PDF per Texterkennung.
- Lesbare Darstellung mit Prüfergebnis. Sie sollten jede Eingangsrechnung als Rechnung sehen, mit Hinweis auf Format- und Regelfehler.
Aufbewahren
- Original-XML wird gespeichert. Fragen Sie konkret: Wird die empfangene Datei unverändert archiviert, oder nur die ausgelesenen Daten? Nur das Original erfüllt die Aufbewahrungspflicht.
- Export und Datenzugriff. Können Sie alle Originaldateien jederzeit exportieren, auch nach einer Kündigung? Die Frist beträgt acht Jahre, Verträge laufen oft kürzer.
Betrieb
- Datenschutz und Speicherort. Wo liegen die Daten, gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, wer hat Zugriff?
Testverfahren vor dem Kauf (30 Minuten)
Die meisten Anbieter bieten eine Testphase. Nutzen Sie sie so:
- Erstellen Sie drei echte Rechnungen aus Ihrem Alltag: eine Standardrechnung, einen Sonderfall (z. B. Abschlag oder Reverse Charge) und eine Rechnung an einen Behördenkunden mit Leitweg-ID, falls relevant.
- Exportieren Sie jeweils XRechnung und ZUGFeRD.
- Prüfen Sie jede Datei mit einem unabhängigen Validator, z. B. unserem XRechnung-Validator oder ZUGFeRD-Validator.
- Laden Sie zwei fremde Dateien hoch, z. B. unsere Beispielrechnungen in UBL und CII. Werden sie korrekt angezeigt?
- Exportieren Sie das Archiv und prüfen Sie, ob die Original-XML-Dateien enthalten sind.
E-Rechnung hier ablegen
XRechnung (UBL oder CII), ZUGFeRD und Factur-X als XML oder PDF. Gern auch mehrere Dateien auf einmal.
Ihre Rechnung verlässt nie Ihren Browser. Prüfung und Anzeige laufen auf Ihrem Gerät, es wird nichts hochgeladen oder gespeichert.
Ohne Datei testen: , ,
Was kostenlos möglich ist
Für wenige Rechnungen pro Monat kommen Sie ohne kostenpflichtige Software aus:
| Aufgabe | Kostenlose Möglichkeit |
|---|---|
| XRechnung erstellen | XRechnung-Generator |
| ZUGFeRD-PDF erstellen | ZUGFeRD-Generator |
| E-Rechnung anzeigen | XRechnung-Viewer oder der Viewer der Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de |
| E-Rechnung prüfen | XRechnung-Validator, ZUGFeRD-Validator |
| Fehler verstehen | Fehlercodes mit Erklärung |
| Aufbewahren | eigene, geschützte Ablage (siehe E-Rechnung archivieren) |
Was wir nicht anbieten: Unsere Werkzeuge erstellen, öffnen und prüfen E-Rechnungen. Sie ersetzen keine Buchhaltungssoftware: Wir speichern keine Kunden- oder Rechnungsdaten, buchen nichts und archivieren nichts für Sie. Für eine laufende Buchhaltung brauchen Sie eine passende Software oder Ihren Steuerberater.
Hinweise zu verbreiteten Programmen
Viele Unternehmen nutzen bereits eine Software, die E-Rechnungen beherrscht. Für zwei verbreitete Systeme haben wir eigene, sachliche Anleitungen geschrieben:
- E-Rechnung mit DATEV: Empfang über die DATEV E-Rechnungsplattform, Weitergabe an den Steuerberater.
- E-Rechnung mit Lexware: Erstellen und Empfangen in Lexware Office.
Die Angaben dort beruhen auf den öffentlichen Seiten der Hersteller, nicht auf eigenen Tests.
Häufige Fehlentscheidungen
- Nur auf „E-Rechnung-fähig“ achten. Ältere Programmversionen oder Voreinstellungen erzeugen mitunter nur die Profile MINIMUM oder BASIC WL, die nicht als E-Rechnung gelten. Fragen Sie nach Profil und Version.
- PDF-Texterkennung statt XML-Import. Prüfen Sie, ob eine Eingangslösung bei ZUGFeRD wirklich das XML ausliest und nicht das PDF per Texterkennung. Rechtlich zählt das XML.
- Archiv ohne Exportmöglichkeit. Wer nach drei Jahren wechselt, muss die übrigen fünf Jahre noch Zugriff haben.
- Peppol ohne Bedarf. Ein Peppol-Zugang kostet oft extra. Wenn Ihre Kunden per E-Mail empfangen, brauchen Sie ihn nicht.
Quellen
- BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Stand 29.10.2026)
- KoSIT / xeinkauf.de: XRechnung Versionen und Bundles
- FeRD: ZUGFeRD 2.5.2 Infopaket
- BMF-Schreiben vom 15.10.2026 (Leistungsbeschreibung, Anhänge, Rechnungsberichtigung)
- BMF-Schreiben vom 14.07.2025, 2. Änderung der GoBD
- E-Rechnungs-Viewer der Finanzverwaltung (ELSTER)
Häufige Fragen
Brauche ich für E-Rechnungen eine neue Software?
Nicht unbedingt. Für den Empfang genügen ein E-Mail-Postfach, ein Viewer und eine geordnete Ablage. Zum Ausstellen brauchen Sie ein Programm, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt. Viele Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme können das inzwischen; prüfen Sie Ihre vorhandene Software zuerst.
Gibt es kostenlose E-Rechnung-Software?
Ja, für einzelne Aufgaben. Kostenlose Online-Generatoren erstellen einzelne Rechnungen, kostenlose Viewer zeigen XRechnungen an, und die Finanzverwaltung bietet einen Viewer unter e-rechnung.elster.de. Eine komplette Buchhaltung mit Archiv ist meist kostenpflichtig.
Woran erkenne ich, ob eine Software korrekte E-Rechnungen erzeugt?
Erstellen Sie eine Testrechnung mit Ihren echten Daten und prüfen Sie die Datei mit einem Validator, der die offiziellen KoSIT-Regeln nutzt. Eine fehlerfreie Prüfung in XRechnung 3.0 und ZUGFeRD EN 16931 ist ein gutes Zeichen.
Welche Version muss die Software unterstützen?
Stand November 2026 XRechnung 3.0.2 und ZUGFeRD 2.x ab 2.0.1 in den Profilen EN 16931 oder XRECHNUNG. Fragen Sie den Anbieter auch, wann er XRechnung 4.0 unterstützen will; die finale Fassung ist für Frühjahr 2027 angekündigt.
Brauche ich einen Peppol-Zugang?
Nicht zwingend. Das Gesetz schreibt keinen Übertragungsweg vor, E-Mail reicht. Peppol ist sinnvoll, wenn Kunden oder Behörden es verlangen oder wenn Sie viele Rechnungen automatisiert austauschen.
Muss die Software GoBD-zertifiziert sein?
Ein amtliches GoBD-Zertifikat für Software gibt es nicht. Prüfberichte von Wirtschaftsprüfern können eine Orientierung sein. Die Verantwortung für die ordnungsmäßige Aufbewahrung bleibt bei Ihnen.
Kann ich meine bisherigen Word- oder Excel-Vorlagen weiter nutzen?
Für die Gestaltung ja, als E-Rechnung nein. Aus Word oder Excel entsteht keine XML-Datei nach EN 16931. Sie können die Daten aber in einen Generator übertragen, der daraus eine E-Rechnung erzeugt.