E-Rechnung und DATEV: So kommen XRechnung und ZUGFeRD zum Steuerberater
Wie E-Rechnungen in die DATEV-Welt kommen: E-Rechnungsplattform, Postfach, Unternehmen online, Kosten laut DATEV und worauf Sie beim Original-XML achten.
Aktualisiert am Allgemeine Information, keine Steuerberatung
DATEV-Anwendungen verarbeiten E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD 2.x. Für Empfang und Versand bietet DATEV die DATEV E-Rechnungsplattform mit einem E-Rechnungspostfach an; Rechnungen gelangen von dort zur Weiterverarbeitung und Archivierung nach DATEV Unternehmen online. Entscheidend für Sie: Beim Steuerberater muss die Originaldatei ankommen, nicht ein Ausdruck.
Hinweis: erechnung-zentrale.com ist kein DATEV-Partner und steht mit DATEV in keiner Geschäftsbeziehung. Alle Angaben zu DATEV-Produkten stammen von öffentlichen DATEV-Seiten (abgerufen am 06.11.2026). Funktionen und Preise können sich ändern; maßgeblich sind die aktuellen Angaben von DATEV und die Absprachen mit Ihrer Kanzlei.
Die DATEV-Bausteine für E-Rechnungen
| Baustein | Aufgabe laut DATEV |
|---|---|
| DATEV E-Rechnungsplattform | Registrierung, Versand und Empfang von E-Rechnungen |
| DATEV E-Rechnungspostfach (Teil der Plattform) | Empfang über TRAFFIQX, Peppol oder E-Mail; Validierung nach EN 16931; lesbare Darstellung. Archivierung erfolgt nicht im Postfach |
| DATEV Unternehmen online | Weiterverarbeitung und Archivierung der Belege; Austausch mit der Steuerkanzlei |
| DATEV E-Rechnungsschreibung | Erstellen von E-Rechnungen (optional buchbar) |
Laut DATEV ist für die automatische Weiterleitung empfangener Rechnungen aus dem Postfach eine Verbindung zu DATEV Unternehmen online nötig. Nach Aktivierung des Postfachs erhalten Sie eine TRAFFIQX-ID, die Ihre Geschäftspartner in ihrer Rechnungssoftware hinterlegen können, sofern sie das TRAFFIQX-Netzwerk nutzen. Alternativ schicken Lieferanten wie gewohnt per E-Mail.
Kosten laut DATEV (Stand 06.11.2026)
| Leistung | Preis laut DATEV-Website |
|---|---|
| Registrierung auf der Plattform | kostenfrei |
| Rechnungsempfang | kostenfrei, unabhängig vom Übertragungsweg |
| Versand aus DATEV-Rechnungslösungen | kostenfrei |
| Hochgeladene oder aus externer Software versendete Ausgangsrechnungen | 0,50 € je Ausgangsrechnung, monatliche Abrechnung |
| DATEV E-Rechnungsschreibung | 5,00 € pro Kalenderjahr (optional) |
Quelle: DATEV-Seite zur E-Rechnungsplattform. Ob Kosten für DATEV Unternehmen online selbst anfallen, hängt von Ihrem Vertrag und Ihrer Kanzlei ab und ist in dieser Tabelle nicht enthalten.
Drei typische Konstellationen
1. Ihr Steuerberater nutzt DATEV, Sie nutzen DATEV Unternehmen online
Das ist der Weg, den DATEV vorsieht: E-Rechnungen kommen ins E-Rechnungspostfach oder werden in Unternehmen online hochgeladen, dort archiviert und stehen der Kanzlei zur Verfügung. Klären Sie mit Ihrer Kanzlei:
- ob Ihr Postfach auf der E-Rechnungsplattform aktiviert und mit Unternehmen online verbunden ist,
- welche E-Mail-Adresse oder Kennung Sie Lieferanten für E-Rechnungen nennen,
- wer prüft, ob Eingangsrechnungen fehlerfrei sind, und wer bei Fehlern den Lieferanten anschreibt.
2. Ihr Steuerberater nutzt DATEV, Sie nutzen eine andere Rechnungssoftware
Viele Rechnungsprogramme bieten einen Export für DATEV an. Achten Sie darauf, dass dabei die E-Rechnung selbst übergeben wird, also die XML-Datei bzw. die vollständige ZUGFeRD-PDF, und nicht nur Buchungssätze oder ein Rechnungsbild. Laut einer DATEV-FAQ für Softwarehersteller können die bestehenden DATEV-Datenservices E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung transportieren. Ob Ihr Programm diesen Weg nutzt, erfahren Sie beim Hersteller.
Für Ausgangsrechnungen, die Sie aus externer Software über die DATEV-Plattform versenden lassen, nennt DATEV eine Gebühr von 0,50 € je Rechnung (siehe Tabelle). Eine Schnittstelle für Fremdsoftware zum Versand beschreibt DATEV auf der Plattform-Seite als „in Planung“.
3. Sie geben Belege ohne Software an die Kanzlei
Dann gilt: Leiten Sie die E-Mail mit der E-Rechnung samt Anhang unverändert weiter oder speichern Sie die Datei und übergeben Sie sie auf dem vereinbarten Weg. Nicht geeignet sind: Ausdruck, Foto, Scan oder eine „Drucken als PDF“-Datei. Sie enthalten das XML nicht. Die Aufbewahrungspflicht für das Original (acht Jahre) bleibt bei Ihnen, auch wenn die Kanzlei eine Kopie hat. Mehr dazu unter E-Rechnung archivieren.
Eingangsrechnungen vorab prüfen
Bevor eine Rechnung gebucht wird, lohnt eine schnelle Prüfung. Besonders, wenn Sie Lieferanten um Korrektur bitten müssen, hilft ein Prüfbericht mit Regelcodes. Mit unserem Validator prüfen Sie die Datei im Browser, ohne sie hochzuladen:
E-Rechnung hier ablegen
XRechnung (UBL oder CII), ZUGFeRD und Factur-X als XML oder PDF. Gern auch mehrere Dateien auf einmal.
Ihre Rechnung verlässt nie Ihren Browser. Prüfung und Anzeige laufen auf Ihrem Gerät, es wird nichts hochgeladen oder gespeichert.
Ohne Datei testen: , ,
Die häufigsten Meldungen bei Eingangsrechnungen:
| Regel | Bedeutung | Steuerlich relevant? |
|---|---|---|
| BR-DE-15 | Käuferreferenz (BT-10) fehlt | nein, laut BMF umsatzsteuerlich unbeachtlich |
| BR-CO-15 | Bruttobetrag ≠ Netto + Steuer | ja, wenn Steuerbetrag betroffen |
| BR-S-8 | Steuerbasis je Steuersatz stimmt nicht mit Positionen überein | ja, Entgelt nach Steuersätzen ist Pflichtangabe |
| BR-E-10 | Steuerbefreiung ohne Grund | ja, Hinweis auf Befreiung ist Pflichtangabe |
Die Einordnung in der rechten Spalte folgt dem BMF-Schreiben vom 15.10.2026: Ein Geschäftsregelfehler ist nur dann steuerlich relevant, wenn er eine Pflichtangabe nach § 14 UStG betrifft. Im Einzelfall entscheidet die Kanzlei.
Ausgangsrechnungen aus DATEV-Programmen
Wer Rechnungen mit DATEV-Software schreibt, kann laut DATEV über die E-Rechnungsschreibung bzw. die Rechnungslösungen E-Rechnungen erzeugen und kostenfrei über die Plattform versenden. Prüfen Sie zu Beginn einige Rechnungen mit einem unabhängigen Validator, besonders Sonderfälle wie Abschlagsrechnungen, Gutschriften oder Rechnungen an Behörden mit Leitweg-ID.
Checkliste für DATEV-Nutzer
- Mit der Kanzlei geklärt, über welchen Weg E-Rechnungen übergeben werden
- E-Rechnungspostfach aktiviert und mit Unternehmen online verbunden (falls genutzt)
- Lieferanten die Empfangsadresse bzw. Kennung mitgeteilt
- Sichergestellt, dass Original-XML bzw. vollständige ZUGFeRD-PDF übergeben wird
- Zuständigkeit für Fehlerprüfung und Lieferanten-Rückfragen festgelegt
- Eigene Ablage oder Archiv in Unternehmen online für acht Jahre geklärt
Allgemeine Auswahlkriterien für Software finden Sie unter E-Rechnung-Software, Hinweise für Lexware-Nutzer unter E-Rechnung mit Lexware.
Quellen
Häufige Fragen
Kann DATEV E-Rechnungen verarbeiten?
Ja. Laut DATEV unterstützen die DATEV-Anwendungen die Formate XRechnung und ZUGFeRD 2.x nach EN 16931. Für Empfang und Versand bietet DATEV die DATEV E-Rechnungsplattform mit einem E-Rechnungspostfach an.
Was kostet der Empfang von E-Rechnungen über DATEV?
Laut DATEV-Website (abgerufen am 06.11.2026) sind Registrierung und Rechnungsempfang über die E-Rechnungsplattform kostenfrei, unabhängig vom Übertragungsweg. Für hochgeladene oder aus externer Software versendete Ausgangsrechnungen nennt DATEV 0,50 € je Rechnung. Prüfen Sie die aktuelle Preisliste vor der Nutzung.
Ich nutze kein DATEV, mein Steuerberater schon. Was muss ich tun?
Geben Sie Ihrem Steuerberater die Original-Dateien, also das XML bzw. die vollständige ZUGFeRD-PDF, nicht nur einen Ausdruck oder eine Bildschirmansicht. Klären Sie mit der Kanzlei den Übergabeweg, etwa DATEV Unternehmen online oder einen anderen vereinbarten Weg.
Reicht es, eine E-Rechnung per Foto oder Scan an DATEV zu übergeben?
Nein. Ein Foto oder Scan enthält das XML nicht. Für die Aufbewahrung zählt die Originaldatei, und das XML ist der rechtlich maßgebliche Teil der E-Rechnung.
Prüft DATEV E-Rechnungen auf Fehler?
Laut DATEV validiert das E-Rechnungspostfach eingehende Rechnungen nach EN 16931 und zeigt sie lesbar an. Unabhängig davon können Sie jede Datei vorab mit unserem Validator prüfen, etwa um einem Lieferanten konkrete Fehler zu nennen.
Ist erechnung-zentrale.com ein DATEV-Partner?
Nein. Wir stehen in keiner Geschäftsbeziehung zu DATEV. Diese Seite beschreibt die Abläufe anhand öffentlich zugänglicher DATEV-Informationen; maßgeblich sind die aktuellen Angaben von DATEV und Ihrer Kanzlei.