E-Rechnung für Kleinunternehmer: empfangen ja, ausstellen nein

Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen, aber nicht ausstellen. Was das heißt, wann es sich ändert und wie eine freiwillige E-Rechnung aussieht.

Aktualisiert am 06.11.2026Allgemeine Information, keine Steuerberatung

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen Sie keine E-Rechnungen ausstellen, auch nicht ab 2027 oder 2028. Sie müssen E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025 empfangen können, wenn andere Unternehmen Ihnen welche schicken. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach plus ein Viewer und eine Ablage für die Originaldateien.

Die Ausnahme für das Ausstellen steht in § 34a Satz 4 UStDV: Kleinunternehmer-Rechnungen können „immer als sonstige Rechnung“ übermittelt werden. Sie gilt unbefristet. Die Empfangspflicht ergibt sich daraus, dass Kleinunternehmer umsatzsteuerlich Unternehmer sind und ihre Lieferanten ihnen ohne Zustimmung E-Rechnungen schicken dürfen.

Wer Kleinunternehmer ist (Stand 2026)

Seit 2025 gelten neue Grenzen (§ 19 Abs. 1 UStG):

Bedingung	Grenze
Gesamtumsatz im Vorjahr	höchstens 25.000 €
Gesamtumsatz im laufenden Jahr	höchstens 100.000 €

Beide Bedingungen müssen erfüllt sein. Wichtig ist die zweite: Wer im laufenden Jahr die 100.000 € überschreitet, ist ab genau diesem Umsatz kein Kleinunternehmer mehr, nicht erst ab dem Folgejahr. Ab dann gelten für Ihre Rechnungen die normalen Regeln. Wer über 800.000 € Vorjahresumsatz liegt, ist ohnehin kein Kleinunternehmer; für ehemalige Kleinunternehmer ist also meist der Stichtag 1. Januar 2028 relevant, bis dahin dürfen sie Papier und (mit Zustimmung) PDF nutzen.

Was Sie als Kleinunternehmer konkret tun müssen

Aufgabe	Pflicht?	Ab wann
E-Rechnungen empfangen	ja	seit 01.01.2025
E-Rechnungen lesen und inhaltlich prüfen	ja, wie jede Rechnung	seit 01.01.2025
E-Rechnungen im Original aufbewahren	ja, 8 Jahre	seit 01.01.2025
E-Rechnungen ausstellen	nein	dauerhaft
Zustimmung des Kunden für PDF-Rechnung	ja, formlos, auch stillschweigend	wie bisher

Empfang einrichten in 15 Minuten

Adresse festlegen. Nutzen Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse oder legen Sie eine eigene an, etwa rechnung@ihre-domain.de. Teilen Sie sie Ihren Lieferanten mit (Telefonanbieter, Software-Abos, Großhändler).
Viewer bereithalten. XRechnungen sind XML-Dateien ohne Rechnungsbild. Sie öffnen sie mit unserem XRechnung-Viewer im Browser, ohne Installation und ohne Upload.
Ablage anlegen. Ein Ordner pro Jahr, Dateiname mit Datum, Lieferant und Rechnungsnummer. Speichern Sie die Originaldatei, nicht nur einen Ausdruck oder ein PDF, das der Viewer erzeugt hat.
Sicherung einrichten. Die Dateien müssen acht Jahre unverändert verfügbar sein. Eine Kopie auf einem zweiten Speicher oder in einer Cloud mit Versionierung ist das Minimum.

Mehr zu Anforderungen an die Ablage steht unter E-Rechnung archivieren.

Freiwillig E-Rechnungen schreiben: lohnt sich das?

Für Sie als Kleinunternehmer bringt die E-Rechnung steuerlich keinen Vorteil. Für Ihre Geschäftskunden schon: Sie können die Rechnung ohne Abtippen verbuchen, und ab 2028 werden viele Buchhaltungen Prozesse auf E-Rechnungen umgestellt haben. Wenn Sie überwiegend für Unternehmen arbeiten, kann eine E-Rechnung also ein Service sein, der Rückfragen spart.

Eine E-Rechnung an inländische Unternehmer braucht keine Zustimmung (Abschn. 14.7a Abs. 3 UStAE). An Privatkunden schicken Sie sie nur mit deren Einverständnis; dort ist eine PDF meist sinnvoller.

So sieht eine Kleinunternehmer-Rechnung als E-Rechnung aus

Die Mindestangaben nach § 34a UStDV und ihre Felder in der Norm EN 16931:

Angabe nach § 34a UStDV	Feld	Beispiel
Name und Anschrift von Ihnen und dem Kunden	BT-27, BG-5, BT-44, BG-8	Grafikbüro Lena Weber, Lindenweg 3, 24103 Kiel
Steuernummer oder USt-IdNr. (bzw. Kleinunternehmer-Identifikationsnummer)	BT-32 oder BT-31	19/123/45678
Ausstellungsdatum	BT-2	2026-11-06
Menge und Art der Leistung	BT-129, BT-153	1 × Logo-Entwurf inkl. 2 Korrekturschleifen
Entgelt in einer Summe	BT-131, BT-112	450,00 €
Hinweis auf die Steuerbefreiung	BT-120	Umsatzsteuerbefreit nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung)

Technisch zusätzlich nötig sind eine Rechnungsnummer (BT-1), die Währung (BT-5) und die Steueraufschlüsselung (BG-23). In der Praxis wird die Kleinunternehmerregelung meist mit der Steuerkategorie E („Exempt from tax“), 0 % und dem Befreiungsgrund in BT-120 abgebildet:

<ram:ApplicableTradeTax>
  <ram:CalculatedAmount>0.00</ram:CalculatedAmount>
  <ram:TypeCode>VAT</ram:TypeCode>
  <ram:ExemptionReason>Umsatzsteuerbefreit nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung)</ram:ExemptionReason>
  <ram:BasisAmount>450.00</ram:BasisAmount>
  <ram:CategoryCode>E</ram:CategoryCode>
  <ram:RateApplicablePercent>0</ram:RateApplicablePercent>
</ram:ApplicableTradeTax>

Fehlt bei Kategorie E der Befreiungsgrund, meldet der Validator BR-E-10. Wenn Sie die Rechnung mit unserem Generator oder einer anderen Software erstellen, achten Sie darauf, dass Kategorie, Steuersatz 0 und Befreiungsgrund gesetzt sind. Prüfen Sie das Ergebnis vor dem Versand mit dem Validator.

Typische Fragen aus der Praxis

Mein Kunde verlangt eine E-Rechnung. Muss ich liefern? Steuerlich nicht. Ihr Kunde kann aus Ihrer Rechnung ohnehin keine Vorsteuer abziehen, weil Sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Ob Sie vertraglich eine E-Rechnung zugesagt haben, ist eine zivilrechtliche Frage.

Ich bekomme eine ZUGFeRD-PDF. Reicht es, sie wie bisher abzulegen? Ja, wenn Sie die Original-PDF speichern, denn darin steckt das XML. Ein Ausdruck oder ein „Drucken als PDF“ entfernt das XML; das reicht dann nicht.

Muss ich meine Ablage auf eine spezielle Software umstellen? Nein. Das BMF stellt klar, dass eine Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Systems allein noch keinen Verstoß gegen die umsatzsteuerlichen Aufbewahrungspflichten darstellt. Die Datei muss aber unverändert, lesbar und auffindbar bleiben.

Gelten Sonderregeln für Kleinbeträge? Rechnungen bis 250 € brutto (Kleinbetragsrechnungen) dürfen von allen Unternehmen weiter als Papier- oder PDF-Rechnung kommen. Für Sie als Empfänger ändert sich dabei nichts.

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Quellen

Häufige Fragen

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?

Nein. Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG dürfen dauerhaft als Papier- oder PDF-Rechnung ausgestellt werden (§ 34a Satz 4 UStDV). Für die PDF brauchen Sie die Zustimmung des Kunden, die auch stillschweigend erfolgen kann.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja, seit dem 1. Januar 2025. Ein E-Mail-Postfach genügt. Sie müssen die Dateien aber öffnen und acht Jahre im Original aufbewahren können.

Was passiert, wenn ich die Kleinunternehmergrenze überschreite?

Sobald Sie im laufenden Jahr 100.000 € Gesamtumsatz überschreiten, endet die Kleinunternehmerregelung sofort mit diesem Umsatz. Ab dann gelten die normalen Regeln, also auch die E-Rechnungspflicht nach den Übergangsfristen. Gleiches gilt, wenn der Vorjahresumsatz über 25.000 € lag.

Darf ich als Kleinunternehmer freiwillig E-Rechnungen schreiben?

Ja. An inländische Unternehmer brauchen Sie dafür nicht einmal deren Zustimmung. Viele Geschäftskunden bevorzugen E-Rechnungen, weil sie sie ohne Abtippen buchen können.

Welche Steuerkategorie trage ich als Kleinunternehmer in die E-Rechnung ein?

Üblich ist die Kategorie E (steuerbefreit) mit Steuersatz 0 und einem Befreiungsgrund in BT-120, z. B. „Umsatzsteuerbefreit nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung)“. Prüfen Sie mit Ihrer Software oder Ihrem Steuerberater, ob die Ausgabe dazu passt.

Brauche ich als Kleinunternehmer eine Rechnungsnummer?

Nach § 34a UStDV ist für Kleinunternehmer keine fortlaufende Rechnungsnummer vorgeschrieben. In einer E-Rechnung ist das Feld Rechnungsnummer (BT-1) technisch aber Pflicht. Wenn Sie E-Rechnungen schreiben, vergeben Sie also eine Nummer.

Brauche ich teure Software, um E-Rechnungen zu empfangen?

Nein. Für wenige Rechnungen im Monat reichen ein E-Mail-Postfach, ein kostenloser Viewer und eine geordnete Ablage der Originaldateien. Eine Buchhaltungssoftware lohnt sich, wenn Sie Belege ohnehin digital verbuchen.