E-Rechnung mit Lexware Office: Schritt für Schritt

In Lexware Office (früher lexoffice) können Sie E-Rechnungen laut Hersteller in allen Versionen empfangen und ab Version M erstellen. Für Firmenkunden erzeugt das Programm automatisch eine ZUGFeRD-Rechnung, für Behörden eine XRechnung, sobald Leitweg-ID und Lieferantennummer im Kontakt stehen. Die Funktion zum Erstellen müssen Sie einmalig in den Einstellungen aktivieren.

Hinweis: erechnung-zentrale.com ist kein Lexware-Partner und steht mit Lexware in keiner Geschäftsbeziehung. Die Schritte unten beruhen auf den öffentlichen Hilfeseiten von Lexware (abgerufen am 06.11.2026), nicht auf eigenen Tests. Menüs und Funktionen können sich ändern. Lexware bietet neben Lexware Office weitere Programme an; für diese gelten eigene Hilfeseiten des Herstellers.

Funktionen nach Version (laut Lexware)

Aktuelle Preise und Paketinhalte finden Sie auf der Produktseite von Lexware.

E-Rechnungen erstellen

Einmalig: Funktion aktivieren

1. Öffnen Sie Einstellungen (Zahnrad) und dort E-Rechnung.
2. Aktivieren Sie E-Rechnung erstellen. Sehen Sie den Menüpunkt nicht, fehlen Ihnen Admin-Rechte.
3. Hinterlegen Sie in den allgemeinen Einstellungen Ihre Steuernummer und/oder USt-IdNr.
4. Verwenden Sie ein Drucklayout mit Bankverbindung. Laut Lexware ist das für ZUGFeRD empfohlen und für XRechnung erforderlich.

Kunden richtig anlegen

• Der Kunde muss als Firma angelegt sein. An Privatpersonen erstellt Lexware Office keine E-Rechnung; auch Selbstständige als Kunden legen Sie als Firma an.
• Für Behörden tragen Sie im Kontakt unter „+E-Rechnung“ die Leitweg-ID und Ihre Lieferantennummer ein. Nur dann entsteht eine XRechnung. Was die Leitweg-ID ist und wie Sie ihre Prüfziffer kontrollieren, steht unter Leitweg-ID.
• Bei Firmenkunden ist die Lieferantennummer optional.

Rechnung schreiben

1. Belege → + Neuer Beleg → Rechnung.
2. Firmenkontakt wählen, Positionen anlegen. Jede Position braucht einen positiven Preis.
3. Weiter zur Vorschau. Eine Checkliste zeigt fehlende Angaben.
4. Abschließen und speichern oder direkt per E-Mail versenden.

Stolperstein Bruttobeträge: Ein Angebot mit Bruttobeträgen lässt sich laut Lexware nicht zu einer ZUGFeRD-E-Rechnung weiterführen. Legen Sie stattdessen eine neue Rechnung mit Nettobeträgen an und verweisen Sie auf das Angebot. Hintergrund: Die Norm EN 16931 rechnet vom Nettobetrag aus. Für Bruttopreis-Branchen lässt das BMF bis 31.12.2027 eine Vereinfachung zu (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 19).

Ergebnis kontrollieren

Bevor Sie die ersten E-Rechnungen an Kunden schicken, prüfen Sie einige Dateien unabhängig. Speichern Sie die versandte Datei und ziehen Sie sie in den Validator:

Achten Sie besonders auf diese Punkte:

E-Rechnungen empfangen

Hochladen

Laut Lexware-Hilfe können Sie empfangene E-Rechnungen als XML oder PDF in der Belegerfassung hochladen. Der Beleg erscheint dann im Status „zu prüfen“; in den Belegdetails zeigt das Feld „Belegformat“, ob es sich um eine E-Rechnung handelt.

Automatisch per E-Mail

Unter Einstellungen → Belegempfang richten Sie den automatischen Empfang ein. Laut Lexware lassen sich bis zu 20 Absenderadressen freigeben. Die Rechnung muss als Datei angehängt sein; Links oder Text in der E-Mail werden nicht verarbeitet. Das ist bei E-Rechnungen ohnehin der Normalfall.

Unveränderbarkeit und Original

Laut Lexware-Hilfe lassen sich empfangene E-Rechnungen nicht bearbeiten, und die XML-Datei wird unverändert gespeichert. Sie kann über das Büroklammer-Symbol heruntergeladen werden. Das ist wichtig für die achtjährige Aufbewahrungspflicht (§ 14b UStG). Wenn Sie die Software wechseln, brauchen Sie alle Originaldateien; prüfen Sie rechtzeitig, wie der Export funktioniert. Mehr dazu unter E-Rechnung archivieren.

Fehlerhafte Eingangsrechnungen

Wenn eine Lieferantenrechnung nicht korrekt eingelesen wird, prüfen Sie die Datei im XRechnung-Validator oder ZUGFeRD-Validator. Die Fehlermeldung mit Regelcode, etwa BR-CO-15, können Sie dem Lieferanten weitergeben. Ob ein Fehler steuerlich relevant ist, hängt laut BMF davon ab, ob er eine Pflichtangabe nach § 14 UStG betrifft.

Weitergabe an den Steuerberater

Viele Kanzleien arbeiten mit DATEV. Klären Sie mit Ihrer Kanzlei, wie Belege aus Lexware Office übergeben werden und ob dabei die Original-E-Rechnung (XML bzw. vollständige ZUGFeRD-PDF) mitgeht. Hintergründe zur DATEV-Seite stehen unter E-Rechnung mit DATEV.

Checkliste

• Version mit E-Rechnung-Erstellung (laut Lexware ab M) vorhanden, Funktion aktiviert
• Steuernummer/USt-IdNr. und Bankverbindung im Layout hinterlegt
• Geschäftskunden als Firma angelegt, Behörden mit Leitweg-ID und Lieferantennummer
• Rechnungen mit Nettobeträgen
• Erste Rechnungen mit einem unabhängigen Validator geprüft
• Belegempfang per E-Mail eingerichtet, Lieferanten-Adressen freigegeben
• Export der Original-XML-Dateien für die Aufbewahrung geklärt

Allgemeine Kriterien zur Softwareauswahl finden Sie unter E-Rechnung-Software.